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9 estratégias para uma gestão eficaz de stocks

27 de Outubro 2023

Tempo de leitura: 5min

Se quer que o seu negócio cresça, saiba que uma gestão eficiente do seu stock faz toda a diferença na rentabilidade da sua empresa, na imagem da sua marca e nos níveis de satisfação dos seus clientes. Investir na melhoria contínua deste processo deve ser uma prioridade para todas as empresas que lidam com stocks.

Uma eficiente gestão de stocks:

Evita que os produtos se estraguem

Produtos como comida, medicamentos ou cosméticos têm um prazo de validade. Se não fizer uma boa gestão deste tipo de stocks, arrisca-se a que os produtos não sejam escoados dentro do prazo, perdendo dinheiro com mercadoria que não pode vender.

Reduz a probabilidade de ter stock parado

Existem produtos que pode já não conseguir vender, não porque tenham expirado, mas porque são sazonais ou simplesmente deixaram de ter procura por parte dos consumidores. Uma gestão de stocks eficaz permite-lhe antecipar-se a estes cenários, evitando que encha o seu armazém com produtos que o mercado já não absorve.

Diminui os custos de armazenamento

Armazenar uma grande quantidade de artigos que não consegue escoar, ocupa espaço de armazém – um espaço que tem custos e que dificulta a entrada dos produtos realmente importantes para as suas vendas.

Ajuda-o a fazer crescer o seu negócio

Uma gestão de stocks eficaz é aquela que lhe permite otimizar o seu investimento garantindo que tem disponíveis os artigos com maior procura. Verdadeiro suporte às suas vendas, ajuda-o a não perder um negócio por indisponibilidade ou ineficiente rastreabilidade de um produto. A gestão de stocks tem em conta muitas variáveis e é altamente personalizável de acordo com a dimensão, a área e a estratégia de cada negócio. Contudo, apesar destas diferenças, é importante que as empresas invistam na diminuição do erro humano na gestão de stocks através da adoção de ferramentas tecnológicas, mas também de metodologias que otimizem todas as fases do processo. Qualquer que seja a ferramenta escolhida, estas estratégias vão ajudá-lo a otimizar a gestão dos seus stocks e a tornar o seu negócio mais rentável.

Comece por:

1. Definir processos e responsabilidades

A melhor forma de evitar falhas e de manter os seus stocks organizados é através da definição de um processo de controlo. Estabeleça um método, defina rotinas de verificação e atribua responsabilidades claras a cada membro da equipa. Por exemplo, estabeleça que, de cada vez que um artigo é vendido, determinado colaborador deve atualizar o stock disponível na loja.

2. Registar os artigos assim que são recebidos

Logo que recebe uma encomenda, faça o seu registo. Por mais ocupado que esteja com todos os aspetos do seu negócio, esquecer esta rotina é um dos primeiros passos para perder o controlo de todo o processo. Se vender um artigo antes de ele estar devidamente registado, muito provavelmente irão ocorrer erros sucessivos cuja origem será mais difícil de rastrear e com consequências que lhe poderão custar muito dinheiro.

3. Identificar cada tipo de artigo

Seja de forma manual, através de código de barras ou de outro sistema, cada um dos produtos em stock deve estar identificado em termos de código de produto, quantidade, descrição ou outros detalhes relevantes – como a origem, o lote ou o fornecedor. Uma correta etiquetagem facilita a identificação dos artigos, evita trocas de produtos, e torna mais fácil o seu rastreamento e controlo das quantidades disponíveis.

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4. Controlar as datas de validade

Nos produtos com datas de validade, o controlo rigoroso é essencial. Registe as datas em que os produtos expiram e faça a gestão do espaço físico do seu armazém de forma a que o acesso aos produtos que expiram primeiro seja facilitado. Uma das formas de controlar eficazmente os stocks de acordo com as datas de validade dos artigos é através de software que permite a gestão de stocks por lotes. A gestão de lotes – fundamental na indústria alimentar e farmacêutica – segue o princípio da gestão de stocks, onde o produto que sai em primeiro lugar é aquele que está mais próximo do fim do seu prazo de validade (FEFO – First Expire First Out).

5. Monitorizar regularmente e atuar de imediato

O controlo dos seus stocks deve ser feito em tempo real, de forma a que consiga agir rapidamente no caso de encontrar algum erro. Faça verificações de qualidade regulares e não espere por uma grande encomenda para corrigir qualquer falha encontrada. Um erro detetado apenas quando a mercadoria já estiver nas mãos do cliente será muito mais difícil de resolver e pode mesmo comprometer a credibilidade da sua marca.

6. Estabelecer um plano de emergências

Por mais organizado que seja o seu processo de gestão de stocks, mais cedo ou mais tarde vão surgir problemas (ver caixa). Pense no que pode correr mal e prepare um plano para fazer face a todos esses desafios. Tenha em consideração os seguintes aspetos:

Que impacto terá o problema na globalidade do seu negócio?
Que passos deverão ser seguidos para resolver o problema?
Que alterações deverão ser feitas para diminuir os riscos de nova ocorrência?

7. Manter um bom relacionamento com os seus fornecedores

Uma boa gestão de stocks tem muito a ver com a sua capacidade de agir rapidamente e adaptar-se às mudanças. Por isso, quer precise de devolver um produto que não está a conseguir escoar de forma a ter espaço para outro, adquirir outro produto mais rapidamente do que o habitual, ou resolver um problema de falta de qualidade de um artigo, precisa de ter uma boa relação com os seus fornecedores. Se existir uma relação de confiança, mais facilmente um fornecedor o ajudará a resolver qualquer problema ou a responder a um pedido extra. Além disso, aspetos como quantidades mínimas por encomenda ou descontos de quantidade podem ser negociados e uma boa relação facilita esse processo.

8. Planear com eficácia

PEstimar a procura é um dos aspetos mais importantes – e também um dos mais difíceis – no que diz respeito à gestão de stocks. São muitas as variáveis envolvidas, e por isso, fazer uma estimativa rigorosa do que deve ter em stock não é uma ciência exata. Contudo, qualquer que seja o seu negócio, há aspetos que deve ter em conta:

Vendas do ano anterior
Taxa de crescimento do ano corrente
Sazonalidade
Tendências do mercado
Vendas já asseguradas através de contratos

9. Fazer uma “limpeza” regular

Com alguma regularidade separe os artigos obsoletos ou que tem armazenados há demasiado tempo. Embora não seja a situação ideal, qualquer negócio tem em algum momento artigos que não consegue escoar. Organize uma venda especial, faça uma promoção, doe os artigos as instituições ou aos funcionários – o importante é o espaço que vai ganhar no seu armazém, poupando dinheiro e libertando prateleiras para os produtos que fazem sentido para a sua estratégia comercial.

Conheça os seus clientes e mime os clientes VIP

Perceber quais as preferências individuais de seus clientes permitir-lhe-á saber o que eles precisam e adequar a oferta aos seus desejos e necessidades. Há consumidores que preferem o desconto imediato, outros que valorizam mais a possibilidade de pagar a prestações, outros ainda que só compram na época de saldos. Pergunte, investigue, analise os hábitos de consumo dos seus clientes. Ter um Software de Gestão Stocks que lhe forneça informação associada à ficha de cada cliente e em que além dos dados pessoais lhe permita aceder ao seu histórico de compras, modos de pagamento e outras informações, é uma excelente forma de conhecer os seus clientes para lhes oferecer benefícios diferenciados que sejam capazes de superar as suas expectativas. Se os clientes fiéis representam uma fatia muito expressiva das suas receitas, eles merecem, pelo menos, um tratamento diferenciado. Invista em ações que façam os seus clientes mais leais sentir-se especiais, apostando no envio de newsletters exclusivas, coupons de desconto e vantagens de um clube de fidelidade. Antecipe ofertas exclusivas e invista em conteúdo personalizado.
A gestão de stocks lida com diversos problemas que podem ter um impacto muito negativo para um negócio que não seja capaz de os antecipar e de se preparar devidamente. Estes são alguns dos desafios com que poderá ter de lidar na gestão de stocks da sua empresa. Pense em cada um deles e defina estratégias para os enfrentar:

- Um erro de cálculo leva a que não tenha produto suficiente para alimentar a procura;
- O seu negócio atravessa um problema de liquidez e não consegue adiantar capital para adquirir stock;
- As suas vendas disparam sem que estivesse à espera e fica sem produto disponível;
- O seu armazém não tem espaço suficiente para acomodar os artigos em alturas de pico de procura (por exemplo, no Natal);
- Um produto deixa repentinamente de ter procura e tem em stock uma grande quantidade de produto que não consegue vender;
- O seu fornecedor descontinuou o produto sem o avisar e a sua empresa já tem encomendas feitas.